シンポジウムを貸会議室で使う場合に選ぶポイントとは?

シンポジウムを貸会議室で使う場合に選ぶポイントとは?

最近は会社・企業・個人などで貸会議室を利用することが増えています。活躍の場が毎年高まっているのですが、利用する場合のどういった利点があるのでしょうか。貸会議室の利用目的はいろいろですが、ここでは「シンポジウム」を開催することを例にして貸会議室の魅力に迫りましょう。今回は【シンポジウムを貸会議室で使う場合に選ぶポイントとは?】についてご紹介します。

 

そもそも会議室とはどういったサービスなの?







貸会議室の名前は耳にしたことがあっても、<じゃあ、どんなサービスなの?>と聞かれても漠然としていて説明できない人もいるでしょう。まずは、貸会議室のサービス内容を確認することからはじめましょう。

自分が希望する一定の時間に限定して会議室をレンタルしてくれるサービスですが、会議室だけではありません。テーブルと椅子は無料で利用できたり、備品類が豊富に揃っていたりします。いろいろなイベントや催し物やシンポジウムや会議などを開催することができます。

利用目的に沿って、ベストな環境を用意できるフットワークの軽さが魅力です。レンタルできる単位は30分から1時間単位となっています。気軽に利用できるので、最近は会社や企業では自社の会議室をなくして貸会議室を使うような傾向にあります。オフィスの面積を小さくすれば事務所維持費が安くできます。経営戦略の一環として貸会議室の利用率が高まっているのです。




 

貸会議室にはどういったサービスがあるの?






貸会議室をレンタルするとさまざまなサービスが容易されています。単なる空間提供だけではありません。利用者にとって痒い所に手が届く便利で役立つサービスがいっぱいあります。シンポジウムで貸会議室を利用する場合を例にしてご紹介します。


 
(1)受付代行サービス



シンポジウムを開催する場合には、オプションになりますが、受付代行を依頼することもできます。受付作業は想像以上に大変ですし、手際良くしないとスムーズに進行しません。開催時間に間に合わないとトラブルになってしまいます。

具体的に次のような受付の仕事があります。

・参加する人たちの名前を名簿リストから抽出して資料を渡すこと
・参加費用を当日徴収するシステムの場合には金銭授受をして領収書を渡す対応

こういった作業をテキパキとこなせないと、時間がかかってしまいます。

慣れていないと作業が滞ってしまい、受付待ちをしている人たちが行列になってしまうこともあります。外部から来場することが多いシンポジウムの場合は、不手際を避けるようにしたいのは主催者の思いです。こういったときは、現場に慣れている貸会議室運営会社のスタッフが受付の代行をして手際良く行ってくれます。


 
(2)備品のレンタルサービス



シンポジウム・会議・ミーティング・イベント・セミナーなどに必要となる備品は貸会議室運営会社ではニーズに応えるために準備しているところが多いです。目的に応じた備品が調達できるかを確認しておきましょう。

シンポジウムで必要な備品としては次のようなものがあります。

・スクリーンやプロジェクター(スライド資料を映す)
・司会者専用マイク
・ワイヤレスマイク(参加者用として)
・音響スピーカー

こういった備品は一般的な会社や企業では揃っていない場合もあります。

機材を購入するのは勿体ないですし、他のレンタル会社を探すのも手間です。備品サービスを上手に利用すればワンランク上のシンポジウムに仕上がります。

機材の接続トラブルが万が一発生しても、貸会議室運営会社のスタッフならば迅速に対応してくれます。シンポジウムがストップしてしまうこともありません。


 
(3)会議室のレイアウトを考えてくれるサービス



会議室のレイアウトはシンポジウムをスムーズにするために大切な要素になりますが、貸会議室運営会社は専属のカンファレンスコーディネーター常駐しているところもあります。

カンファレンスコーディネーターは利用者に対しレイアウト提案をしてくれます。セッティングに困ってもシンポジウムに不向きなレイアウトや目的にそぐわないレイアウトを避けてくれます。主催者にとっても参加者にとっても次のような快適なシンポジウムになるレイアウトを提案してくれます。

・シンポジウム参加者からの発言を引きだしやすい空間
・会場内の導線がスムーズになる
・参加者全員がスクリーンをしっかり見えるようなレイアウト
・1つひとつの座席にゆとりを持たせたい

こういった相談もカンファレンスコーディネーターは、しっかりと答えを出してくれます。シンポジウムのレイアウトを考える場合でも悩むことはありません。カンファフェンスコーディネーターは経験も豊富ですし、アドバイスも的確ですし、参考にしながら会場セッティングを進めていけます。


 
(4)資料の事前預かりサービス



参加者に向けて用意している配布物や資料があるのがシンポジウムの特徴ですが、用意するものが多いと作業が繁雑になります。当日、これらを会場に搬入するとなると時間に追われてしまいトラブルになることも想定できます。可能ならば事前にスタンバイしておくと安心です。

貸会議室運営会社では、事前に配付資料などの預かりも受付してくれます。シンポジウム当日に使用する資料を宅配便で貸会議室に送れば預かってもらえます。前日でも対応してくれる場合もあります。自分たちで搬入する手間も省けますし、余裕をもってシンポジウムの準備に集中できるのです。


 
(5)ケータリングサービス



シンポジウムの時間帯や長さによっては、参加者に対して軽食を用意したいこともあります。貸会議室運営会社ではケータリングサービスを活用してドリンクや食べ物を手配してもらえます。

貸会議室運営会社と提携している飲食店があふぃますから、カンファレンスコーディネーターに依頼し提携店に希望のメニューをお願いしましょう。自分たちで軽食を用意するにしても店舗を探すのに時間がかかります。

以来した店舗がケータリングサービスに慣れていないとスムーズに作業が進みません。提携しているところならば、段取りもわかっていますし、対応に慣れていますので安心して依頼できます。




 

貸会議室は立地が良い場所が多いのでシンポジウムに向いている






貸会議室運営会社はサービスが充実しているとご理解いただけたでしょう。サービスの充実度以外に貸会議室をシンポジウム会場に利用する理由がありますが、それは立地の良さです。どういったメリットがあるのかをまとめておきましょう。


 
(1)アクセスが便利



貸会議室が集まっているのは、アクセスが抜群によい主要ターミナル周辺です。地方から来る人たちや海外から来る人でも利便性が高い駅に近い場所に会場があれば負担になりません。これは来場者だけでなく主催者にも恩恵があります。貸会議室を使ってシンポジウムをすると目的や来場者を想定した場所をレンタルできます。

 
(2)会場の周辺環境が整備されている



立地がよければ、周辺環境も整備されているのでビジネスホテル・コンビニエンスストア・飲食店・レストランなど来場者のニーズに対応できます。シンポジウムの休憩時間に外へ出てリラックスできます。遠方から来られる人もシンポジウム会場付近に宿泊できるので便利です。



 

まとめ






「シンポジウムを貸会議室で使う場合に選ぶポイント」をテーマにして、魅力を探ってゆきました。貸会議室のサービス内容と選び方がご理解いただけたと思います。シンポジウムだけでなく、いろいろな目的で使ってみましょう。





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